关于资料卡的制作
制作资料卡片,是搜集,整理,使用资料的重要手段,资料及时建卡归档,便于掌握资料搜集工作的进程,有利于修订资料搜集纲目,发现资料的缺漏,进一步开展资料征集和补充工作;也便于将资料集中起来,进行排比,筛选和考证.资料卡的制作,填写,是一项细致,严谨的工作,稍有差错,将造成返工和浪费.因此,必须注意以下事项:
一,采用统一格式的资料卡式样.
二,按一事一卡的原则制卡,便于将记录的同类事物的若干卡片归类按时间顺序集中,分类整理,归档保存.几件事记在一张卡片上,不便归类,查找及不方便.
一事一卡中的"事",就是篇目中章,节,目的"节"或"目",即地方志中记事的最基本的单位.凡以编写纲目的最基本的记事单位"节"或"目"所包含的内容作为一事立卡,就叫"一事一卡".往往一件原始资料中所包含的内容是几件事,可以分别入几"节"记述,按照一事一卡的原则,就必须建立与之相应的几张卡片.如果一张卡片记不完一件事,可以续页抄完,但要标明页码.
三,将原始资料摘录到卡片上,必须忠于原文,保持原有文字,图表的本来面目和基本格式,保持资料的完整性和准确性,必须做到:
1,就地制卡,不要将资料抄在工作笔记本或其他本子上面再回来转抄,以防遗漏,错讹.
2,摘录资料前,要首先将上下文之间的联系和含义理解清楚,再动手摘录,切忌似懂非懂或想当然地抄写,以免把内容搞乱,意思搞错或将重要内容漏掉,给入志造成困难或错误.
3,摘录资料,对原文中有明显的错字,衍文(多余字),脱文或异体字,俗体字,模糊不清,笔画残缺和难以辨认的字,要依样画出,并可在括号内注明自己的看法.标点符号照抄,原文无标点,不能擅自乱加.
4,抄写字迹要工整,清晰,易于辨认.书写只能用钢笔或毛笔,用碳素墨水,兰墨水或墨.不能使用其他颜色的墨水或铅笔,圆珠笔.
5,抄完后要认真校对,对照原文,一字不漏地核对卡片.校对复核应两人协作,一人读原文,一人看卡片.修正卡片的错误,要注意保持卡片的整洁,摘抄人应在卡片专栏中签名,以示负责.
四,填写卡片栏目的具体要求:
附:资料卡片样式
成都市青白江区志资料卡
单位名称:
摘录时间: 年 月 日
名称
摘录人
档案
资料
案卷名:
文
献
资
料
文献名:
档号: 页:
卷 期 页
收藏处:
口碑
资料
提供人:
作者:
单 位:
年 第 版
联系电话:
收藏处:
鉴别
意见
备注
内容摘要:
1,单位名称:卡片左上填写承修单位名称.如填写:区地志办.
2,摘录时间:填写摘录该资料的具体时间.
3,右上角方框是在资料经整理后,对已确定为入志的资料时,才予填写,因为在资料整理过程中篇目可能有所调整,按调整后的篇目所对应的资料填写.类别:指该卡所属类名;如"政治".细目:指何类别,条目下的第几子目;编号:指该卡属于同一事类的顺序编号.
4,名称:填写资料篇目中最基本的记事单位目或子目的标题名称,如"政治"中"地方人民政府"中"地方志编纂"中的"地方志编纂委员会"则填写"地方人民政府·地方志编纂·地方志编纂委员会".
5,摘录人,是谁摘录,则填写谁的姓名.
6,档案资料:
案卷名:填写该资料所属案卷名称.
档号和页数:填写该资料所属档案号和第几页.
收藏处:指该档案资料收藏的单位名称.
7,口碑资料:
提供人:写提供口碑的个人姓名,最好还应有详细地址.
单位:写明提供口碑的人所在单位及单位地址.
联系电话:写提供人的联系方式.
8,文献资料:
文献名:写出书名,或期刊名称(包括期刊内商抄文章的名称).
期刊:要写明期刊的年,月,期数和页码;书要写明第几册的第几页;报纸,不仅要写出期数,还写出第几版.
作者:填写原始资料的作者.
收藏处:填写资料收藏的单位或个人名称.
9,鉴别意见:制卡时不填写,待资料收到一定程度,经考核,鉴定后,确定其价值,分别作为入志资料,背景资料,参考资料,填写在该栏内.
10,备注:如随资料卡同时附有图,表,磁带,复印件或实物可在此栏注明名称和件数.
11,内容摘要:摘录该资料主要内容.
篇名
细目
编号